INTRODUCCIÓN:
Una de las principales causas del desarrollo del presente documento es la necesidad de llevar a cabo en nuestra institución un plan de desarrollo organizacional consecuente con el crecimiento que va tomando dicha empresa y con la aplicación de herramientas como por ejemplo el Empowerment que favorece para el fortalecimiento de la organización a través del trabajo en equiop y la motivación. Nuestra empresa en la actualidad cuenta con una organización definida pero informal, en ese sentido todos los integrantes de la organización saben sus funciones, pero existen distorsiones en lo referente a la toma de decisiones, además de funciones distorsionadas por parte del nivel directivo, lo que genera desorden en las decisiones y en las responsabilidades.
No existe un diseño formal de los puestos, existe un diseño conceptual y muy general, sobre todo de las aptitudes conductuales y de entorno especialmente en las artesanías
OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
- Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
- Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.
- Servir de base en la calificación de méritos y la evaluación de puestos.
- Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
- Propiciar la uniformidad en el trabajo.
- Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
- Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades.
- Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.
Manual de Funciones Gerente:
Su labor se centra en la toma de decisiones y en la planeación empresarial , es el puesto en el cual se centra el mayor poder dentro de la organización, sus decisiones están centradas en lo que es inversión y en los contratos en los representa a la empresa.
Manual de Funciones Contador
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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Denominación del Cargo:
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Contador
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Jefe Inmediato:
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Gerente.
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Número de Personas en el Cargo:
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Uno (1)
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FUNCIONES
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Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones establecidas para el manejo de la contabilidad.
Estar al día en las disposiciones tributarias emanadas por el Gobierno Nacional, departamental y municipal.
Ejercer estricta vigilancia y cumplimiento en las obligaciones de la empresa de tipo legal tales como: IVA, Rete fuente, Impuestos, Parafiscales, etc.
Actuar con integridad, honestidad y absoluta reserva de la información de la empresa.
Mantener actualizada la información la cual se ejecutará a las exigencias de la normatividad en materia fiscal y tributaria.
Estar atento a las entradas y salidas de dinero de la empresa.
Mantener en aviso al gerente sobre el presupuesto que gasta o que necesita periódicamente la empresa.
Orientar la elaboración de los estados financieros periódicamente y la presentación de esta información de manera clara y precisa.
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Requisitos de Educación:
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Contador público con tarjeta profesional. (SENA, Secretaria de Salud, etc.)
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Requisitos de Experiencia:
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Dos (2) años de experiencia en cargos similares.
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Otros Requisitos:
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Excelente calidad humana y trato interpersonal.
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Manual de Funciones Coordinador de Ventas
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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Denominación del Cargo:
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Coordinadora de ventas
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Jefe Inmediato:
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Gerente.
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Número de Personas en el Cargo:
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Uno (1)
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FUNCIONES
Efectuar visitas a clientes para incrementar las relaciones comerciales en un mejor nivel y evaluar la calidad de los servicios que presta la empresa.
Mantener actualizado en el sistema la base de datos de los clientes, direccion,telefono Mail, personas autorizadas para solicitar los servicios.
Verificar que los comprobantes de ventas esten correctamente diligenciados.
Promover los servivios de la empresa a clientes potenciales.
Colaborar con la solucion de problemas o situaciones anormales vinculadas con el area.
Otras funciones que le sean asigdas.
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Requisitos de Educación:
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Mercadologo, tarjeta profesional. (SENA, Secretaria de Salud, etc.)
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Requisitos de Experiencia:
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Dos (2) años de experiencia en cargos similares.
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Otros Requisitos:
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Excelente calidad humana y trato interpersonal.
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Manual de Funciones Operario
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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Denominación del Cargo:
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Operario.
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Jefe Inmediato:
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Gerente.
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Número de Personas en el Cargo:
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Cuatro (4).
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FUNCIONES
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Cumplir con el horario asignado.
Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato (Gerente).
Informar al Gerente o a quien corresponda, de cualquier anomalía que se presente.
Participar en las reuniones de personal cuando considere necesario su presencia.
Responder por los implementos de trabajo asignados.
Comunicar cualquier daño encontrado en alguno de los sitios de trabajo.
Velar por el orden y aseo del lugar.
Llevar al día los registros requeridos para el control de la producción.
Dentro de las funciones a realizar se encuentran: Recepción y compra de materias primas, pesajes, bodegajes, transportes (materias primas, insumos y productos terminados), manejo de los equipos, máquinas y herramientas de la empresa, limpieza de desperdicios, entrega de productos terminados, cargas y descargas, despacho de ordenes, revisión del estado de los equipos y maquinas, demás funciones delegadas por el jefe inmediato.
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Requisitos de Educación:
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Título de bachiller, Curso de manipulación y conservación de alimentos (SENA, Secretaria de Salud, etc.)
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Requisitos de Experiencia:
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Un (1) año de experiencia en cargos similares.
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Otros Requisitos:
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Carnet certificador de manipulador de alimentos expedido por la Secretaria de Salud, excelente capacidad de trabajo en equipo.
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Cuadro 43. Manual de Funciones Personal Oficios Varios
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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Denominación del Cargo:
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Personal oficios varios.
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Jefe Inmediato:
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Gerente.
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Número de Personas en el Cargo:
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Uno (1).
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FUNCIONES
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Cumplir con el horario asignado.
Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato (Gerente).
Mantener en condiciones óptimas de aseo las instalaciones de la empresa (Zona Administrativa, Zona de Producción, etc.).
Velar por el orden y aseo del lugar.
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Requisitos de Educación:
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Título de bachiller, Curso de manipulación y conservación de alimentos (SENA, Secretaria de Salud, etc.)
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Requisitos de Experiencia:
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Un (1) año de experiencia en cargos similares.
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Otros Requisitos:
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Carnet certificador de manipulador de alimentos expedido por la Secretaria de Salud.
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Manual de Funciones Secretaria
DECRIPCIÓN DEL CARGO
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Denominación del Cargo:
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Secretaria.
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Jefe Inmediato:
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Gerente.
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Número de Personas en el Cargo:
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Uno (1)
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FUNCIONES
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Digitar y redactar oficios, memorandos, informas, así como también lo tratado en reuniones y conferencias dadas por el Gerente.
Realizar y recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes a las personas correspondientes.
Atender al público para dar información y concertar entrevistas, responder por los documentaos a su cargo.
Participar activamente en la organización de eventos, reuniones y programas sociales relacionados con su cargo, para el mejoramiento de su actividad y ejecución del trabajo.
Mantener actualizada la cartelera de las instalaciones administrativas, mediante publicaciones de memorandos, circulares o cualquier comunicación que se desee hacer conocer por este medio.
Recopilar y procesar la información originada en Producción para la obtención de los datos estadísticos.
Verificación, grabación e impresión diaria de la plantilla de ingresos, comprobantes de egreso y notas de contabilidad.
Archivar diariamente la documentación contable.
Llevar manualmente el libro de bancos, retención den la fuente y libro de personal.
Entregar cheques pro cancelación de cuentas, previa identificación y firma de comprobantes de recibo por parte del acreedor.
Entregar al Gerente los cheques que éste debe firmar, adjuntando comprobantes, facturas y orden de compra correspondientes, previo visto bueno.
Las demás funciones relacionadas con el cargo, que por disposición legal, emergencia
económica o necesidades del servicio sea necesario asignarle
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Requisitos de Educación:
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Título de Secretaria Ejecutiva egresada del SENA
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